Dokumenten-Chaos? Nicht mit uns!
ELO Workflows sorgen für reibungslose Abläufe und echte Entlastung
In der Web-Präsentation „Dokumenten-Management mit ELO – Archivieren ja, aber die Workflows!“ zeigten Benjamin Fehrenbach und Andreas Prophet, wie ELO weit mehr ist als nur ein digitales Archiv. „ELO ist der elektronische Leitz-Ordner fürs ganze Unternehmen – zentral, sicher und vollständig in Klaes integriert“, erklärte Benjamin zum Einstieg. Die Herausforderungen rund um DSGVO, GoBD und das tägliche Suchen in Ordnerstrukturen machten deutlich, warum moderne Workflows heute unverzichtbar sind.
Live-Demo
In der Live-Demo führte Benjamin Fehrenbach vor, wie Dokumente automatisch verschlagwortet, zugeordnet und im richtigen Vorgang abgelegt werden. Ob E-Mails per ELO XC, Belege über OCR to ELO oder komplette Vorgangsstrukturen: alles entsteht automatisch und ohne manuelle Ablagearbeit. „Je mehr automatisch läuft, desto weniger Fehler passieren – und desto schneller sind alle im Prozess“, fasste er zusammen.
Praxis-Perspektive
Für die Praxis-Perspektive sorgte Ramona Rätzke von M. B. Fenstertechnik – und sie sprach offen über die Ausgangssituation: „Vor ELO haben wir wirklich viel gesucht. Heute wissen wir immer sofort, wo jedes Dokument liegt.“ Die Einführung von ELO habe in AV, Einkauf und Buchhaltung spürbare Effekte gebracht. Dokumente wandern nun digital durch die Abteilungen, Aufgaben erscheinen im persönlichen Aufgabenpostfach, und Unterlagen können erst abgelegt werden, wenn sie korrekt bearbeitet wurden. „Das nimmt uns enorm viel Fehlerpotenzial ab.“
Tipps & Tricks
Auch zum Thema Zugriffsrechte hatte sie klare Worte: „Natürlich darf nicht jeder alles sehen – gerade bei sensiblen Unterlagen. ELO regelt das sauber und nachvollziehbar.“ Und ihr praxisnaher Tipp kam mit einem kleinen Augenzwinkern: „Vorgangsnummer immer in die Betreffzeile – dann sortiert ELO automatisch. Das spart jeden Tag Zeit.“ Zum Schluss gab sie noch eine Empfehlung für den Arbeitsplatz mit: „Mit zwei Bildschirmen arbeitet man deutlich entspannter – ELO auf dem einen, das restliche Programm auf dem anderen.“
Die Präsentation machte deutlich, wie ELO das Dokumenten-Management strukturiert, automatisiert und im Alltag spürbar erleichtert – und wie klares Workflow-Design echten Mehrwert für alle Beteiligten schafft. Für den sorgt übrigens auch die automatische Versionierung von gemeinsam genutzten Dateien!
Sie wollen jetzt auch echten Flow bei der Arbeit? Wir beraten Sie gerne!
Oder schreiben Sie gleich eine Mail an Benjamin Fehrenbach.