Weg von der Zettelwirtschaft
ecoDMS für mehr Tempo und Klarheit bei der Dokumentenorganisation
In der Web-Präsentation "Weg von der Zettelwirtschaft!" zeigte Benjamin Fehrenbach (Technischer Vertrieb IT), wie ecoDMS Unternehmen dabei unterstützt, endlich Ordnung ins Dokumentenchaos zu bringen. „ecoDMS gibt es seit 2014 – und heute setzen über 20.000 Firmen darauf“, erklärte er zum Einstieg und gab einen kurzen Blick auf die starke Partnerstruktur der Aachener Software.
Digitale Ablage statt Papierstapel
Er führte live durch die wichtigsten Funktionen: Jedes Dokument erhält eine eindeutige ID, wird revisionssicher gespeichert und bei Änderungen automatisch versioniert. „So bleibt alles nachvollziehbar – ganz ohne Papierordner“, betonte er. Markierungen, Notizen und Stempel wie „geprüft“ lassen sich direkt setzen, dazu kommen individuelle Status und eine frei gestaltbare Ordnerstruktur.
Workflows, Suche und Export
Mit dem Works Add-On können einfache Freigabeprozesse direkt im System abgebildet werden. Die Volltextsuche findet Dokumente blitzschnell, und wiederkehrende Aufgaben lassen sich als Favoriten speichern. „Für den Steuerberater reicht dann ein Klick – kein Drucken, kein E-Mail-Hin-und-her“, so Benjamin Fehrenbach.
Automatisierung leicht gemacht
Besonders praktisch: Dokumente aus Scan-Ordnern oder E-Mails werden automatisch importiert, geprüft und nach vordefinierten Vorlagen verschlagwortet. „Hat man das einmal eingerichtet, läuft vieles komplett von allein“, fasste er zusammen.
E-Mails, Web und Klaes-Schnittstelle
E-Mails lassen sich über ecoMAILS rechtskonform archivieren, und über ecoDMS Web steht das Archiv jederzeit mobil bereit. Die Schnittstelle zu Klaes sorgt dafür, dass Angebote, Aufträge oder Rechnungen direkt beim Drucken archiviert und verschlagwortet werden. „Ein Klick – und schon ist alles sauber abgelegt!"
Fazit
ecoDMS bringt Struktur, Geschwindigkeit und Rechtssicherheit – und hat für ein DMS vergleichsweise niedrige Hardware-Voraussetzungen.
Machen Sie jetzt auch Schluss mit der Zettelwirtschaft - wir beraten Sie gerne!
Oder schreiben Sie gleich eine Mail an Benjamin Fehrenbach.